नमूना शिकायत पत्र

जब आप किसी स्थिति, उत्पाद या सेवा से नाखुश होते हैं, तो औपचारिक व्यावसायिक शिकायत पत्र लिखना इसे संबोधित करने का एक तरीका है। प्रारंभिक बिंदु के रूप में यहां दिए गए नमूना पत्रों में से किसी एक का उपयोग करें; पीडीएफ खोलने के लिए बस अपनी पसंद पर क्लिक करें जिसे आप संपादित, सहेज और प्रिंट कर सकते हैं। यह देखोप्रिंट करने योग्य गाइडअगर आपको सहायता चाहिए।

खराब उत्पाद के संबंध में नमूना शिकायत पत्र

यदि आपने कोई ऐसा उत्पाद खरीदा है जो खराब या खराब गुणवत्ता वाला था और समस्या को हल करने के प्रयास विफल हो गए हैं, तो आपका अगला कदम कंपनी को धनवापसी या प्रतिस्थापन के लिए एक पत्र लिखना है। आदर्श रूप से, स्टोर दोषपूर्ण उत्पादों और उन उत्पादों को बदल देंगे जो अपेक्षित प्रदर्शन नहीं करते हैं। हालाँकि, ऐसा हमेशा नहीं होता है। जब कंपनियां नहींग्राहकों की शिकायतों को ठीक से संभालेंजब तक आप कानूनी कार्रवाई नहीं करना चाहते, सबसे पहले, शिकायत पत्र लिखना ही आपका एकमात्र सहारा हो सकता है।

खराब सेवा के बारे में प्रबंधन को नमूना पत्र

जब आप किसी सेवा के लिए भुगतान करते हैं, जैसे किसी रेस्तरां में भोजन, तो आप अच्छी ग्राहक सेवा की अपेक्षा करते हैं। दुर्भाग्य से, ऐसा हमेशा नहीं होता है। यदि सेवा काफी भयानक थी, तो आप महसूस कर सकते हैं कि आप धनवापसी या प्रतिस्थापन सेवा के हकदार हैं। यदि आपने प्रबंधक से बिना किसी परिणाम के बात की है, तो सेवा प्रदाता को गरीबों के बारे में औपचारिक शिकायत पत्र लिखने का समय आ सकता हैग्राहक सेवाआप ने प्राप्त किया।

खराब सेवा शिकायत पत्र

पत्र को अपनी स्थिति के अनुसार अनुकूलित करें।

पृष्ठ के ऊपरी बाएँ कोने में अपना नाम और संपर्क जानकारी लिखें।
उस व्यक्ति का नाम शामिल करें जिससे आप संपर्क कर रहे हैं (अधिमानतः एक क्षेत्रीय प्रबंधक, मालिक या सीईओ), व्यवसाय का नाम और पता।
एक अभिवादन जोड़ें। उदाहरण: प्रिय श्री जोन्स:
प्रतिष्ठान के दौरे का कारण स्पष्ट करें। एक उदाहरण यह होगा कि आप वहां नियमित रूप से भोजन करते हैं क्योंकि यह आपके पसंदीदा रेस्तरां में से एक है।
हुई समस्या की व्याख्या करें। उदाहरण के लिए, आपका आदेश लेने के लिए किसी के आने से पहले आप एक घंटे तक बैठे रहे, आपके आदेश गलत थे, वेट्रेस ने आपको शाप दिया, इत्यादि।
धनवापसी या प्रतिस्थापन के लिए अनुरोध करें। यदि आपने किसी रेस्तरां में भोजन किया है, तो हो सकता है कि आप उन्हें एक और मौका देने की पेशकश करना चाहें, यदि वे आपको उचित मूल्य का उपहार कार्ड भेजेंगे।
अपने नाम और हस्ताक्षर के साथ पत्र को बंद करें।

उदाहरण कर्मचारी शिकायत पत्र

यदि आपको काम पर गंभीर समस्या हो रही है, तो अपने बॉस या कंपनी को चिंता व्यक्त करते हुए एक शिकायत पत्र लिखें writingमानव संसाधनप्रबंधक दोहरा कर्तव्य करता है। सबसे पहले, यह आपके बॉस या एचआर प्रतिनिधि को स्थिति को सुलझाने में मदद कर सकता है। दूसरा, यह आपकी नौकरी की रक्षा कर सकता है, खासकर यदि समस्या आपके काम को प्रभावित कर रही है या कोई अन्य कर्मचारी आपको परेशान कर रहा है।

नियोक्ता शिकायत पत्र

इस लेख के अन्य उदाहरणों के विपरीत, आपके नियोक्ता को पत्र संभवतः ईमेल प्रारूप में आंतरिक संचार के माध्यम से भेजा जाएगा। यदि आप शिकायत को कागज पर लिखना पसंद करते हैं, तो इसे अन्य पत्रों की तुलना में कम औपचारिक रखें। हालांकि इस प्रकार का पत्र लिखते समय एक पेशेवर स्वर और प्रारूप का उपयोग करना एक अच्छा विचार है, लेकिन आपकी संपर्क जानकारी और आपके नियोक्ता का नाम और पता शामिल करने की कोई आवश्यकता नहीं है। आप एक का उपयोग करना चाह सकते हैंज्ञापन प्रारूपचूंकि दस्तावेज़ आपकी कंपनी के लिए आंतरिक है।

पत्र दिनांकित करें। यह महत्वपूर्ण है अगर आपको एचआर को दिखाने और अपनी नौकरी की रक्षा करने की आवश्यकता है।
अभिवादन से शुरू करें। अपने बॉस को कॉल करें जिसे आप आम तौर पर कहते हैं। अगर रिश्ता औपचारिक है, तो उदाहरण के लिए 'डियर मिस्टर जोन्स' से शुरुआत करें। अगर रिश्ता अनौपचारिक है, तो 'डियर जिम' जैसा कुछ लिखना स्वीकार्य है।
अपने पहले पैराग्राफ में बिंदु पर पहुंचें। उसे बताएं कि आप पत्र क्यों लिख रहे हैं और समस्या आपकी नौकरी को प्रभावित कर रही है। भावनाओं को इससे दूर रखें और केवल तथ्यों को बताएं, खासकर यदि विषय किसी अन्य कर्मचारी द्वारा उत्पीड़न या व्यक्तिगत संघर्ष है।
समझाएं कि आपको कैसे लगता है कि स्थिति को हल किया जा सकता है, लेकिन अपने बॉस को बताएं कि आप अन्य समाधानों पर चर्चा करने के लिए तैयार हैं।
अंतिम पैराग्राफ में, समझाएं कि आप एक अच्छा काम करना चाहते हैं और यह मुद्दा आपके काम को क्यों प्रभावित कर रहा है। नमूना पत्र में, कार्यकर्ता अपने विभाग में और अधिक कर्मचारियों को जोड़ने का अनुरोध कर रही है क्योंकि कमी उसके काम को अच्छी तरह से करने की क्षमता को प्रभावित कर रही है। पत्र यह कहते हुए समाप्त होता है कि वह इस मुद्दे पर चर्चा करने के लिए अपने बॉस के साथ बैठक करने में प्रसन्न होगी।
पत्र पर हस्ताक्षर करके और अपना नाम जोड़कर समाप्त करें।

एक प्रभावी व्यावसायिक शिकायत पत्र लिखने के लिए युक्तियाँ

क्रोधित या धमकी भरा पत्र अप्रभावी होता है। याद रखें कि जिस व्यक्ति को आप संबोधित कर रहे हैं वह उस कंपनी का मालिक नहीं हो सकता है जिसने एक दोषपूर्ण उत्पाद बनाया है, लेकिन एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि ने आपकी सहायता के लिए काम पर रखा है। शांत और केंद्रित रहना आपके हित में है।

अपने पत्र को किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित करें। न्यू जर्सी न्याय विभाग उपभोक्ताओं को कंपनी के सीईओ का पता और नाम खोजने के लिए निगमों, निदेशकों और कार्यकारी अधिकारियों के स्टैंडर्ड एंड पूअर्स रजिस्टर या अमेरिकी निर्माताओं के थॉमस रजिस्टर में देखने की सलाह देता है। आप कंपनी की वेबसाइट पर भी देख सकते हैं।
अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें। अपने पत्र के शीर्ष पर अपना नाम, पता और फोन नंबर जोड़ें ताकि कंपनी संभावित प्रस्तावों के साथ आपसे संपर्क कर सके।
किसी भी रसीद की प्रतियां शामिल करें। अपनी शिकायत के संबंध में अन्य प्रासंगिक दस्तावेज भी शामिल करें। सभी मूल रखें।
शिकायत पत्रों पर मानक व्यापार प्रारूप का प्रयोग करें। इसमें सिंगल स्पेस वाले ब्लॉक किए गए पैराग्राफ शामिल होंगे जिनमें प्रत्येक पैराग्राफ के बीच डबल स्पेस होगा और कोई इंडेंट नहीं होगा।
अपने पत्र के शीर्ष पर एक तिथि जोड़ें। यह एक व्यस्त कार्यकारी को शिकायत आने पर तुरंत देखने देगा।
सत्य को प्रभाव के लिए मत बढ़ाओ; बस तथ्यों पर टिके रहो। यदि यह अतिशयोक्तिपूर्ण लगता है, तो पाठक आप पर विश्वास नहीं कर सकता है और आपकी मदद करने से हिचकिचाएगा।
पत्र छोटा रखें। अधिकारी व्यस्त लोग हैं। यदि आप पत्र को बहुत लंबा बनाते हैं, तो प्राप्त करने वाला व्यक्ति आपका पत्र पढ़ना समाप्त नहीं कर सकता है।
अपना पत्र टाइप करें। यह अधिक पेशेवर लगेगा और पढ़ने में आसान होगा। याद रखें कि मेल द्वारा भेजे गए पत्र में ईमेल भेजने की तुलना में अधिक भार होता है।

घटना के एक सप्ताह के भीतर या जब उत्पाद ने काम करना बंद कर दिया हो तो पत्र लिखें और भेजें। जिस व्यक्ति को आपने पत्र संबोधित किया है, उसके ध्यान में लिफाफे के बाहर का पता लगाएं ताकि वह दाहिने डेस्क पर पहुंचे।

अपनी चिंताओं को आवाज दें

अगर आपको कोई शिकायत है, तो आपको अपनी आवाज उठाने में संकोच नहीं करना चाहिए। ज्यादातर कंपनियां चीजों को सही बनाने में दिलचस्पी लेंगी ताकि वे आपको ग्राहक के रूप में रख सकें। यहां तक कि अगर मुद्दा काम पर है, तब तक विनम्रता से बोलना बेहतर है जब तक आप खुद को पेशेवर और यथोचित रूप से संचालित करते हैं। आपकी स्थिति के अनुरूप एक औपचारिक व्यावसायिक शिकायत पत्र लिखना ऐसी स्थितियों में सबसे अच्छा अभ्यास माना जाता है।