औपचारिक पत्र कैसे लिखें

जीवन भर, अधिकांश लोगों को विभिन्न अवसरों के लिए औपचारिक पत्र लिखने की आवश्यकता होगी। औपचारिक पत्र का स्वीकृत प्रारूप, जिसे कभी-कभी व्यावसायिक पत्र कहा जाता है, सटीक होता है और इसे गंभीरता से लेने के लिए इसका पालन किया जाना चाहिए।

नमूना औपचारिक पत्र का उपयोग कैसे करें

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नमूना पत्र का उपयोग करने के लिए, छवि पर क्लिक करें। इस बिंदु पर, आप या तो इसे बाद में उपयोग करने के लिए अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड कर सकते हैं या अपनी आवश्यकताओं के अनुसार इसे संपादित कर सकते हैं और फिर इसे सहेज और डाउनलोड कर सकते हैं। पत्र डाउनलोड करने के लिए छवि पर क्लिक करें और यह एक नई विंडो में खुल जाएगा। फिर इसे अपने कंप्यूटर पर सहेजने के लिए डाउनलोड आइकन पर क्लिक करें।

यह जानना कि क्या लिखना है और औपचारिक पत्र कैसे लिखना है निस्संदेह एक कौशल है जिसे आप अपने पूरे पेशेवर जीवन में बार-बार उपयोग करेंगे। उचित प्रारूप का पालन करना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि औपचारिक पत्रों के संबंध में आप वास्तव में क्या लिखते हैं।

चरण 1: जानकारी इकट्ठा करें

अपना पत्र लिखने के लिए, आपको अपने बारे में और जिस व्यक्ति को आप लिख रहे हैं, उसके बारे में जानकारी होनी चाहिए। आपको अपना पता और अपने बारे में कोई भी जानकारी शामिल करनी होगी जो पत्र के उद्देश्य का समर्थन करती हो।

आपके पत्र के प्राप्तकर्ता के बारे में आपको जो जानकारी चाहिए, उसमें शामिल हैं:

पूरा नाम
शीर्षक (डॉ., रेवरेंड, श्रीमती.)
कंपनी या संगठन का नाम
डाक पता

औपचारिक पत्र भेजते समय, इसे किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित करना सबसे अच्छा अभ्यास है। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपका पत्र किसे भेजा जाए, तो आप कंपनी की वेबसाइट देख सकते हैं या उन्हें सीधे कॉल कर सकते हैं। जब आप उस व्यक्ति का शीर्षक नहीं जानते हैं या जब आप अनिश्चित हैं कि यह एक पुरुष या महिला है, तो आप केवल उस व्यक्ति के पूरे नाम का उपयोग कर सकते हैं।

इस सारी जानकारी को एक ऐसी जगह पर रखें जहाँ आप अपना पत्र लिखते समय इसे आसानी से पा सकें। इससे वास्तविक पत्र लेखन प्रक्रिया आसान हो जाएगी।

चरण 2: स्वरूपण

औपचारिक पत्रों के लिए आम तौर पर स्वीकृत मानक प्रारूप है। इस प्रारूप पर टिके रहें और आप यह आभास देंगे कि आप स्थिति की औपचारिकता का सम्मान करते हैं और स्वरूपण पर शोध करने का प्रयास किया है। पर्ड्यू ऑनलाइन राइटिंग लैब औपचारिक पत्र स्वरूपित करने में विशिष्ट दिशानिर्देश प्रदान करता है:

12-बिंदु फ़ॉन्ट
टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट
सिंगल लाइन स्पेसिंग
1.5-इंच मार्जिन
ब्लॉक प्रारूप
वाम संरेखण
इस उदाहरण के रूप में लिखी गई तिथियां: 14 मार्च, 1999 (महीने की वर्तनी और चार अंकों वाला वर्ष)

चरण 3: शीर्षक

शीर्षक में आपका पता और तारीख शामिल है; आप शीर्षक में अपना नाम नहीं रखते हैं। शीर्षक में अपना ईमेल पता और फोन नंबर शामिल करना स्वीकार्य है लेकिन इसकी आवश्यकता नहीं है। शीर्षक दस्तावेज़ के ऊपरी बाएँ कोने में एक ब्लॉक प्रारूप में जाता है, जिसका अर्थ है कि प्रत्येक पंक्ति सीधे अंतिम के नीचे शुरू होती है।

यदि आप एक ईमेल पता शामिल करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह पेशेवर है। एक ईमेल पता जैसे कि CatsRcute@wahoo.com अपरिपक्व और अव्यवसायिक लगेगा। जब संभव हो, एक ईमेल पता बनाएं जो केवल आपके पहले और अंतिम नाम का उपयोग करता हो। फ़ोन नंबर शामिल करने के लिए भी यही मानक है। केवल वही नंबर शामिल करें जहां आप आसानी से पहुंच सकें या जहां आपके लिए संदेश छोड़ने का विकल्प हो।

चरण 4: अंदर का पता

अंदर के पते में उस व्यक्ति का नाम और पता शामिल होता है जिसे आप लिख रहे हैं। ऑक्सफोर्ड डिक्शनरी साझा करता है कि आपके पत्र का यह खंड शीर्षक के नीचे चार पंक्तियों से शुरू होना चाहिए। प्राप्तकर्ता के शीर्षक और पूरे नाम से शुरू करें। यदि आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं, तो आप अकेले उसके शीर्षक का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन किसी विशिष्ट व्यक्ति को पत्र को संबोधित करना सबसे अच्छा है। नाम के नीचे आप लिखे गए सभी शब्दों के साथ पता लिखेंगे। उदाहरण के लिए, आपको 'स्ट्रीट' का उपयोग करना चाहिए न कि संक्षिप्त 'सेंट' का।

चरण 5: अभिवादन

अभिवादन मूल रूप से एक अभिवादन है, जैसे जब आप किसी व्यक्ति से व्यक्तिगत रूप से मिलते हैं और 'नमस्कार' कहते हैं। इस खंड को अंदर के पते के नीचे दो पंक्तियाँ शुरू करनी चाहिए। सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला औपचारिक अभिवादन, के अनुसार sal लिखना , 'प्रिय' है। फिर आप प्राप्तकर्ता का शीर्षक और नाम और उसके बाद एक कोलन शामिल करेंगे। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं 'प्रिय श्रीमान जोन्स:'

चरण 6: शरीर

एक पत्र का मुख्य भाग आपका वास्तविक संदेश है। एक औपचारिक पत्र में आप अपने उद्देश्य के आधार पर शरीर में एक से तीन पैराग्राफ के बीच कहीं भी हो सकते हैं।

पहला पैराग्राफ - अपना और अपने लिखने के उद्देश्य का परिचय दें
दूसरा पैराग्राफ - अपने उद्देश्य का समर्थन करने वाली संक्षिप्त जानकारी प्रदान करें
तीसरा पैराग्राफ - प्राप्तकर्ता को उनके समय के लिए धन्यवाद और प्रदान की गई किसी भी पूरक सामग्री का संदर्भ लें

पत्र के मुख्य भाग को अभिवादन के नीचे दो पंक्तियों में रखा जाना चाहिए, ताकि आप उनके बीच में एक पंक्ति को छोड़ दें।

चरण 7: बंद करना

समापन यह है कि आप एक पत्र में अलविदा कैसे कहते हैं। बॉडी के बाद एक लाइन छोड़ें फिर अपना क्लोजिंग लिखें। तुम्हारे बादसमापन वाक्यांशआप नीचे कई पंक्तियाँ छोड़ना चाहते हैं, फिर अपना पूरा नाम लिखें। आपके द्वारा छोड़ा गया स्थान वह होगा जहां आप पत्र पर भौतिक रूप से हस्ताक्षर करते हैं। स्वीकार्य औपचारिक समापन में शामिल हैं:

सादर
ईमानदारी से
शुभकामनाएँ

हमेशा सुनिश्चित करें कि अपने समापन के बाद अल्पविराम लगाएं।

चरण 8: संपादन

औपचारिक पत्र भेजने से पहले प्रारूप, वर्तनी और व्याकरण की जांच करना बहुत महत्वपूर्ण है। विस्तार पर इस तरह का ध्यान आपकी कार्य नीति और अनुसरण करने की क्षमता को दर्शाता है। आप अपने कंप्यूटर पर शुरुआती बिंदु के रूप में वर्तनी जांच विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। एक बार ऐसा करने के बाद, किसी अन्य व्यक्ति से दस्तावेज़ की जांच करने के लिए कहना एक अच्छा विचार है। फिर आपको पूरा होने से पहले एक बार स्वयं पत्र की जांच करनी चाहिए। संपादन के दौरान आपको और आपके चुने हुए समीक्षक को निम्नलिखित पर ध्यान देना चाहिए:

सही वर्तनी और शब्द प्रयोग
सही विराम चिह्न
रिक्ति और फ़ॉन्ट
सही व्याकरण का प्रयोग
अक्षर का लहजा - गर्म, सम्मानजनक और पेशेवर होना चाहिए
कठबोली शब्दों और संकुचन से मुक्त
प्राप्तकर्ता के लिए उचित शीर्षक
प्रेषक और प्राप्तकर्ता के लिए सही संपर्क जानकारी

सबसे अच्छा पहला प्रभाव

एक औपचारिक पत्र अक्सर एक पेशेवर को आपकी पहली छाप प्रदान करता है जिससे आप नहीं मिले हैं। मानक स्वरूपण दिशानिर्देशों का पालन करें और आपको गंभीरता से और सम्मान दिया जाएगा।